Статьи

  • ИСКУССТВО ПЕРЕГОВОРОВ: КАК ВЫБРАТЬ МЕСТО ДЛЯ ВАЖНЫХ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ?

ИСКУССТВО ПЕРЕГОВОРОВ: КАК ВЫБРАТЬ МЕСТО ДЛЯ ВАЖНЫХ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ?

Комплексы апартаментов зачастую привлекательны тем, что формат здания позволяет жить и работать в одном месте. Даже если по роду деятельности это удобно и совместимо, каждый предприниматель время от времени ищет деловое пространство для переговоров и встреч.

Наиболее популярными местами становятся кафе, рестораны или лобби-зоны гостиниц, где можно заказать деловой обед, завтрак или ужин, совместив приятную трапезу с деловым форматом встречи. Но далеко не всегда это уместно! В этих случаях выручают комнаты для переговоров, которые безошибочно можно встретить практически в любом отеле или бизнес-центре.

В этой статье мы выясним: как организовать деловую встречу и провести ее эффективно.


1) Выберите дату и время, удобное местоположение в городе для аренды помещения

Сразу лучше подготовить запасной вариант на случай, если первый окажется по разным причинам неподходящим.
Задумайтесь над следующими вопросами:
- Нужна ли гостям парковка?
- Какого уровня помещение необходимо для данного мероприятия?
- Насколько необходима близость транспортных развязок?
- Каков максимальный бюджет мероприятия?
- Какое необходимо оборудование, раздаточные материалы, канцтовары для встречи?
- Важна ли регистрации гостей до начала события?
- Какие элементы инфраструктуры объекта важны для Вашей аудитории?

2) Составьте список гостей

Заранее разошлите приглашения в подходящем формате, чтобы Ваши партнеры внесли мероприятие в свой календарь.
Если участники встречи между собой не знакомы, то приготовьте заранее бэйджи с именами или таблички на стол.

3) Продумайте размер помещения, расстановку мебели и посадку, наиболее подходящую для цели встречи

После расстановки важно определить: кто и где будет сидеть, где лучше расположить оборудование, с какого ракурса эффектнее вести выступающему данную встречу. Не меньшее значение имеет то, что будет находится на столе перед участниками встречи. Стоит отметить, немаловажное значение для эффективной встречи имеет раздаточный материал. Он облегчает восприятие устной информации, помогает глубоко вникать в суть выступлений и структурирует поток информации. Определите заранее цель, пропишите для себя то, в чем конкретно Вы видите эффект встречи, и составьте под эти задачи краткий буклет, плавно и логично подведя читателя материала к Вашим задачам.

Для максимального эффекта можно использовать и другие визуализации, например, презентация на экране или расстановка акцентов с помощью флипчарта.

4) Спланируйте наиболее удобное время, обязательно выделите график перерывов

Мы рекомендуем нашим заказчикам делать перерыв каждые 2 часа на 15 минут. Для мероприятия на целый день важно запланировать
1 перерыв на обед (40-60 минут) и
2 легких кофе-брейка,
которые помогут участникам встречи оставаться в тонусе и активности в течение всего мероприятия.

5) Встречайте и провожайте гостей красиво и эффектно!

Не жалейте сил для поддержания атмосферы мероприятия во время перерывов. Неформальное общение для бизнеса может оказаться важнее даже самой официальной части мероприятия. Время перерывов важно продумать в том случае, если Вы хотите поддержать неформальный контакт с кем-то из партнеров или завязать новые деловые отношения.
Во время перерывов очень важен дополнительный сервис для гостей со стороны принимающей организации, порой даже незаметный со стороны:
- короткая уборка и проветривание помещения,
- решение спонтанных вопросов во время мероприятия,
- техническая поддержка во время использования оборудования
- высокоскоростной интернет
- сервисные товары (ручки, листы для флипчарта, маркеры и др)
- сервировка и качество облуживания службы питания и напитков, возможность учесть индивидуальные пожелания гостей
- в шаговой доступности туалетная комната
- место для курения
- близость к выходу на улицу
- и доступ к свежесваренному кофе!

6) и снова про гостей…

Чем выше уровень встречи, тем важнее широкий спектр дополнительных услуг. Происходят разные ситуации, отвлекающие организатора от хода самого мероприятия. Бывает, срочно нужно вызвать такси или распечатать важный документ. Дело иногда доходит до нестандартных ситуаций: вдруг пролили кофе на рубашку и нужно убрать пятно, или внезапно закончился бензин в машине, а до заправки ехать нет времени… Сервисные компании предлагают подобные услуги в ассортименте. В нашем комплексе, например, работает круглосуточно консьерж-сервис, который профессионально решает и более сложные задачи, позволяя сконцентрироваться на деле и не отвлекаться на бытовые мелочи и решение неприоритетных задач.

Информацию для нас подготовил руководитель по мероприятиям и питанию комплекса апартаментов Огни Екатеринбурга Олег Зеленов

Управляющая компания комплекса апартаментов “ОГНИ ЕКАТЕРИНБУРГА” предусмотрела потребность резидентов в формате переговорной комнаты.
На 1 этаже центрального холла прямо напротив рецепции на случай необходимости в дополнительных сервисах расположена уютная Гостиная, идеально подходящая для деловых мероприятий. В шаговой доступности и на прямой связи соседствует лобби-бар, ассортимент которого приятно дополнит любой формат переговоров и уединенных бесед.

На рецепции представлен безграничный ассортимент консьерж-услуг и необходимых товаров, где исполнят буквально любую просьбу гостя.

При планировании Вашего мероприятия, мы обязательно учтем все Ваши пожелания и поможем провести любое мероприятие на достойном уровне!

Узнать подробнее об услуге "Гостиная"